Vollständige Richtlinie

Datenschutzrichtlinie für die Moodle-Lernplattform der Stadt Oldenburg (Bildungszentrum der Feuerwehr)

Stand: März 2025

 

1. Präambel

Die Stadt Oldenburg (Oldb) nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie der einschlägigen Fachgesetze.
Mit der Nutzung der Moodle-Lernplattform („Moodle“) werden personenbezogene Daten verarbeitet. Diese Datenschutzrichtlinie informiert über Art, Umfang, Zweck, Rechtsgrundlagen und Speicherdauern der Verarbeitung sowie über Ihre Rechte.

 

2. Verantwortliche Stelle

Stadt Oldenburg (Oldb)
Der Oberbürgermeister
26105 Oldenburg
E-Mail: servicecenter[at]stadt-oldenburg.de

Behördliche Datenschutzbeauftragte
Stadt Oldenburg (Oldb) – persönlich –
26105 Oldenburg
E-Mail: datenschutzbeauftragte[at]stadt-oldenburg.de

 

3. Kategorien personenbezogener Daten

• Stammdaten: Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Organisationszugehörigkeit, Rolle (z. B. Lehrende/r, Teilnehmende/r)

• Authentifizierungsdaten: Passwort (gehasht), Rollen- und Rechteverwaltung

• Kursdaten: Kurszuordnung, Abgaben, Bewertungen, Forenbeiträge, Chatnachrichten, hochgeladene Dateien

• Protokolldaten: Zeitpunkt von Logins/Logouts, Kurszugriffe, IP-Adresse, technische Ereignisse

• Freiwillige Angaben: Profilfoto, biografische Angaben, weitere freiwillige Eingaben im Profil oder Kurs

 

4. Zwecke der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung, Betrieb und Administration der Lernplattform

• Durchführung von Aus- und Fortbildungsmaßnahmen, Übungen, Prüfungsleistungen

• Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Kursen

• Sicherstellung von IT-Sicherheit und Missbrauchsvermeidung

• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen der Stadt Oldenburg

 

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung stützt sich je nach Vorgang auf:

• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. den gesetzlichen Aufgaben der Stadt (öffentliche Aufgabe/Ausbildung)

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahmebedingungen, Vertragsdurchführung)

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen, z. B. Nachweispflichten)

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), wenn Nutzer/innen freiwillige Angaben machen oder optionale Funktionen nutzen

 

6. Registrierung und Nutzerverwaltung

Die Registrierung erfolgt ausschließlich durch das Bildungszentrum der Feuerwehr Oldenburg.
Eine Selbstregistrierung durch Nutzer/innen ist nicht möglich.

 

7. Cookies

Moodle verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für Sitzungssteuerung und Authentifizierung. Ohne diese Cookies ist die Nutzung nicht möglich. Tracking-Cookies werden nicht eingesetzt.

 

8. Protokollierung

• Logdaten (z. B. IP-Adresse, Zugriffszeiten, Login-Daten) werden für maximal 90 Tage gespeichert.

• Zugriff auf Logdaten haben ausschließlich Systemadministratoren.

• Eine Analyse des Nutzungsverhaltens oder Profiling erfolgt nicht.

 

9. Kommunikation innerhalb von Moodle

Forenbeiträge, Nachrichten, Chats oder andere Kommunikationsinhalte werden kursbezogen gespeichert, jedoch nicht zusätzlich systemweit protokolliert oder archiviert.

 

10. Prüfungs- und Ausbildungsnachweise

Prüfungs- und Ausbildungsnachweise (z. B. Zertifikate, Teilnahmebestätigungen) werden den Teilnehmer/innen direkt ausgehändigt.
Eine automatische Weiterleitung oder dauerhafte Speicherung in Moodle erfolgt nicht.

 

11. Empfänger von Daten / Externe Dienste

• Hosting und technischer Betrieb: erfolgt durch die Firma Eledia im Auftrag der Stadt Oldenburg. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

• Externe Dienste/Plugins: Moodle nutzt verschiedene externe Dienste. Eine aktuelle Liste der eingebundenen Dienste und deren Datenverarbeitungen kann bei der Administration des Bildungszentrums der Feuerwehr Oldenburg angefordert werden.

• Drittlandübermittlungen: erfolgen nur, wenn dies für einzelne Dienste erforderlich ist und geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO bestehen (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

 

12. Speicherdauer und Löschung

• Logdaten: 90 Tage

• Backups: erfolgen nach dem Sicherungskonzept, werden regelmäßig überschrieben und nicht dauerhaft archiviert

• Kursinhalte und Nutzerkonten: werden nach Ablauf der festgelegten Nutzungs- und Verwaltungsfristen gelöscht

• Freiwillige Angaben: können jederzeit durch die Nutzer/innen selbst entfernt werden

 

13. Systemmails

E-Mails, die Moodle generiert (z. B. Benachrichtigungen, Passwort-Reset), werden über die autorisierte Mailserver versendet. Sie unterliegen den üblichen Protokollierungs- und Sicherheitsstandards der Stadtverwaltung.

 

14. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Zum Schutz der Daten setzt die Stadt Oldenburg folgende Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO um:

• Gebäude- und Zutrittssicherheit: Alarmanlagen, Zugangskontrollsysteme, Schließsysteme, Besucherkontrolle, Feuer- und Rauchmeldeanlagen

• Zugriffsschutz: Rollen- und Rechtekonzept, individuelle Benutzernamen, automatische Desktopsperre, begrenzte Zahl von Administratoren

• Speicherung und Löschung: dokumentierte Löschfristen, nachvollziehbare Protokollierung von Änderungen, Pseudonymisierung/Anonymisierung nach Fristablauf

• Datenweitergabe: sichere Transportverfahren, Signaturverfahren, Protokollierung von Empfängern, Übergabe nur in gesicherter Form

Eine vollständige Übersicht der TOMs liegt beim Amt/Fachdienst 23 vor und kann auf Anfrage eingesehen werden.

 

15. Minderjährige

Ein Zugang zu Moodle wird Minderjährigen nur im Rahmen der beruflichen oder nebenberuflichen Ausbildung gewährt. Eine Nutzung außerhalb dieser Kontexte ist nicht vorgesehen.

 

16. Rechte der Betroffenen

Betroffene haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Anfragen richten Sie bitte an die in Abschnitt 2 genannte Stelle.

 

17. Beschwerderecht

Es besteht das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover

 

18. Inkrafttreten

Diese Datenschutzrichtlinie tritt mit Veröffentlichung in Kraft.
Sie ersetzt alle vorherigen Versionen zur Nutzung der Moodle-Lernplattform im Bildungszentrum der Feuerwehr Oldenburg.